定義工作流的內(nèi)容是指設計交付工作流所需內(nèi)容項，從摘要到最終發(fā)布在工作流平臺所需的每個階段。
在項目的早期，通常由相關(guān)人員參與定義這個流程，這對于按時交付內(nèi)容并控制其在預算內(nèi)非常關(guān)鍵的。本文將以一個典型的工作流為例，研究團隊如何定義自己的工作流交付內(nèi)容。
典型的工作流程
在一項工作流中，每個項目都有所不同的，因此要定義的工作流內(nèi)容也不盡相同。有些流程涉及到需要法律審查的因素，有些流程則可能需要CEO進行簽批，有些流程則要求提供多種語言的內(nèi)容。因此，我們可以以某個典型的工作流程為例，準備好適應不同工作流的各個階段。
您可能考慮過如何更改、添加、重命名某些階段以加強您的工作流。所有這些都是為了使工作流對您的組織、團隊情況和資源具有相關(guān)性和有用性。這對于確保工作流能夠有效地引導整體內(nèi)容操作至關(guān)重要。
設計自己的工作流交付內(nèi)容
設計工作流的內(nèi)容對任何團隊來說都是一項巨大的投資，但是您預先在內(nèi)容上投入的時間越多，在流程生命周期中應對的障礙和挑戰(zhàn)就會越少。
召開一個工作流設計研討會是一個很好的方法，一方面能吸引關(guān)鍵的利益相關(guān)者，另一方面能給予研討會足夠明確的目標。例如：為某個項目設計適當?shù)墓ぷ髁鳎槐M早確定內(nèi)容交付差距；流程發(fā)布后如何通知內(nèi)容管理等等。
在研討會中，團隊需要完成六項主要任務，這些任務將協(xié)作您在工作流設計中所要實現(xiàn)的這些目標。
任務一：映射工作流內(nèi)容
模擬工作情景，請團隊捕獲適當?shù)墓ぷ髁鞑襟E，以便生成示例內(nèi)容項。需要讓他們在流程的每個階段都有描述和定義。
任務二：添加人員
為其工作流中的每個階段分配和標記一個人或角色。這將幫助您識別任何未分配的角色，以及一個人是否負責多個職責或工作內(nèi)容。
任務三：識別風險和痛點
突出顯示并注釋工作流中的潛在痛點?？紤]工作流可能存在的瓶頸、已知問題、缺乏的技能和內(nèi)部資源的限制。這將有助于解決一些表面問題，比如某個人的工作量不公平，或者是某人所需技能的短缺。
任務四：設計解決方案
考慮到軟件、系統(tǒng)和工具的使用，并詢問當前技術(shù)和應對策略是什么？有助于減輕或消除潛在痛點。預先對這些痛點規(guī)劃解決方案，做好工作流預警方案。
任務五：預估時間
以小時為單位估算每個階段實際需要花費的工作量。計算完成階段所需的實際工時（工作量），而不是完成階段所需的時間跨度（持續(xù)時間），合理規(guī)劃資源調(diào)配。
任務六：推廣和檢驗工作流程
向團隊其他成員展示工作流程，并且積極獲取他們對工作流的評論。每個小組都會在整個會議室中瀏覽他們的工作流程并邀請討論。及時改善工作流設計中可能存在的缺陷。
在研討會結(jié)束后，將商定的工作流程數(shù)字化，并將其分發(fā)給所有相關(guān)的利益者，確保他們跟進新設計的工作流?？偨Y(jié)進入最終工作流所經(jīng)歷的流程，并清楚地傳達哪些階段是什么，每個階段需要做什么，以及誰負責完成這些任務。
總結(jié)
最后請記住，確保最新的工作流程圖和支持文檔分享給項目團隊。將工作流的說明備份到知識庫讓整個團隊都能接觸到它、了解它，這樣就不會有人因工作內(nèi)容和邊界模糊而產(chǎn)生誤解。
