為了使工作流程自動化，您首先需要了解影響其結(jié)果的一切。這可能需要團(tuán)隊中管理日常工作流程功能的人員提供寶貴得意見。一旦收集到團(tuán)隊的信息，就會創(chuàng)建一個工作流圖——無論是使用流程圖，還是一個任務(wù)列表，我們都可以確定工作流自動化的機(jī)會在哪里了。然后，我們在來看每個步驟，如何實(shí)現(xiàn)自動化工作流：
1.定義工作流程
在實(shí)現(xiàn)工作流自動化之前，您需要了解工作流的起點(diǎn)和終點(diǎn)。是什么啟動了工作流？工作流何時完成？您的工作流程應(yīng)該產(chǎn)生離散的、可計數(shù)的輸出。
2.識別工作流程中的所有參與者
一旦你確定了起點(diǎn)和終點(diǎn)，你就需要把它們之間的點(diǎn)連接起來。誰參與了工作流程？任何參與該任務(wù)的人——即使只是為了回顧或傳遞某項工作——都需要被考慮其責(zé)任范疇。
3.列出所有系統(tǒng)、應(yīng)用程序和工具
除了參與工作流程的人員外，您還需要突出顯示影響工作的系統(tǒng)、工具和應(yīng)用程序。例如，協(xié)作應(yīng)用程序、公有云的存儲、數(shù)據(jù)庫或ERP、CRM或其他遺留組件。如果您的團(tuán)隊使用低代碼自動化等參與系統(tǒng)，請確保您考慮到其在工作流程中的作用。
4.注意所有輸入途徑
工作流管理可能依賴于來自各種來源的信息或數(shù)據(jù)。這些表單可以捕獲來自應(yīng)用程序或系統(tǒng)的請求、電子郵件、機(jī)器人程序、消息或數(shù)據(jù)。確保這些數(shù)據(jù)的甄別和篩選，將多渠道的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行整合。
5.注意所有交接
工作流項目或信息易手的實(shí)例是常見的問題來源。這些可能會造成瓶頸，也可能是后續(xù)跟進(jìn)失敗或項目停滯的情況，因?yàn)椴磺宄乱徊秸l應(yīng)該處理項目。所以，注意所有工作流中的交接節(jié)點(diǎn)。
6.創(chuàng)建自動化愿望清單
現(xiàn)在您已經(jīng)有了一個完整的工作流程藍(lán)圖，現(xiàn)在是時候構(gòu)建一個您想要自動化的所有任務(wù)和活動的列表了。
7.構(gòu)建工作流的未來版本
可以使用自己選擇的自動化工具創(chuàng)建新版本的工作流。如果您使用的是低代碼工具，您將能夠使用直觀的視覺界面構(gòu)建工作流并設(shè)置自動化。
8.測試版本
在向團(tuán)隊介紹新的工作流程之前，請確保對其進(jìn)行測試，以確保輸出滿足其目標(biāo)，并且不存在瓶頸、數(shù)據(jù)孤島或數(shù)據(jù)泄露等問題。
9.教導(dǎo)用戶
如果您使用的工作流軟件對您的團(tuán)隊來說是新的，您需要讓他們做好使用新工具的準(zhǔn)備。如果他們已經(jīng)熟悉您的系統(tǒng)，您將希望確保他們了解優(yōu)化工作流程的步驟，并有信心執(zhí)行它。
10.部署、監(jiān)控和優(yōu)化
在為團(tuán)隊部署新的自動化工作流程開綠燈后，您就開始了持續(xù)的監(jiān)控工作，偶爾也會優(yōu)化工作流程，以確保其準(zhǔn)確性、效率和生產(chǎn)力。
