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遠程工作的場景在我們當代生活中比重越來越大。尤其受疫情影響，這樣遠程工作已經(jīng)慢慢滲透我們的生活：教師的課堂搬到了網(wǎng)絡；員工打卡簽到了辦公App上；招聘也成為互聯(lián)的視頻面試。那么，對于這些遠程工作的團隊和他們的雇主來說，異地辦公對雙方的好處在哪里呢？

首先，它提供了靈活性、便利性和工作的獨立性，這讓很多年輕人青睞。我們會發(fā)現(xiàn)有太多的年輕團隊選擇在家辦公或者在咖啡店辦公。異地工作也對雇主有利，不僅僅節(jié)省大量間接費用。研究表明，與在辦公室工作的同事相比，遠程工作者的生產(chǎn)力更高，而且他們的參與度更高，這是忠誠度和保留率的關(guān)鍵因素。蓋洛普有一份研究表明，在60-80％的時間內(nèi)進行遠程工作的員工比同齡人更活躍，這有助于提高工作滿意度、績效和團隊整體的活力。

盡管遠程工作有些好處，但是在某些企業(yè)中，使用遠程團隊管理工作流仍然是一個挑戰(zhàn)。

沒有面對面的交流，員工很容易感到脫節(jié)、被孤立，這可能導致流程中溝通的障礙。當您的團隊成員從北京飛到紐約，并且只有幾個工作時段是重疊時，這樣的問題就會被放大。時差造成的交流延誤會讓一個項目落后于計劃好幾天。

但是，有幾種策略可以幫助保持工作順暢，即使在可能永遠不會互相碰面的團隊之間也是如此。這里有六個與大家分享的經(jīng)驗：

1.建立分配協(xié)議

遠程工作要求對工作請求和分配采取有條理的規(guī)劃，以確保在人員變動中不會丟失任何內(nèi)容。即使在最接近的辦公環(huán)境中，非正式的、口頭的要求也可能是工作流里一個大問題。但是當團隊分布時，問題可能迅速升級，團隊負責人很可能因為人員疏離造成的信息不對等，而忘記了誰在負責什么了。

為各種傳入傳出的工作請求和分配任務建立協(xié)議。比如，可以簡單地將所有工作請求發(fā)送到特定的電子郵件或建立有序的工作流。創(chuàng)建請求模板或創(chuàng)造性的簡短模板，以幫助團隊成員了解和掌握分配任務后所需的所有信息。

2.使用文件和資產(chǎn)存儲

對于遠程團隊來說，管理數(shù)字資產(chǎn)并確保隨時訪問所需的文檔是絕對必要的。來回傳送的文件既麻煩又耗時，并且容易存在版本錯誤的風險。因此，取而代之的應該是創(chuàng)建一個文檔和資源資料的中央存儲庫，使用數(shù)字資產(chǎn)管理（DAM）軟件或百度云之類的簡單文件即可輕松訪問。這樣可以確保沒有人在等待材料時影響工作。

3.使用協(xié)作工具

除非采取積極措施確保團隊的包容性，否則遠程員工難免會感到被孤立。實際上，大約三分之二的遠程工作人員擔心同事在沒有告知他們的情況下更改項目計劃。

為了避免這種情況，應該幫助每個團隊成員保持聯(lián)系，使用實時協(xié)作工具來捕獲有關(guān)項目信息，無論是計劃還是進度報告，讓他們感覺參與其中，并在整個團隊的完整業(yè)務流視圖中進行顯示。

例如，與項目相關(guān)的通信，微信和釘釘之類的即時通訊工具比電子郵件要透明得多，它們還可以確保寶貴的輸入和反饋不會迷失在大量的等候時間中。

4.將任務分解為子任務

盡管事實上，遠程工作者往往會提高工作效率，但實際上很難跟蹤他們正在完成的工作。似乎除了對他們自制力的信任外，就別無他法？對于內(nèi)部團隊而言，掌握項目狀態(tài)更加容易，因為當您每天見面時總會交流，這讓人倍感放心。但是，將任務交給遠程工作人員則增加了不確定性。他們到底在做什么嗎？還是已經(jīng)將任務遺忘在腦后？

其實，我們可以通過分解任務，跟蹤子任務的方式來堅持項目狀態(tài)。不僅如此，時間表和預期完成時間也更細致，更容易被了解。除此之外，它還可以幫助您發(fā)現(xiàn)流程中的瓶頸，預示團隊可以在某些方面做出改進而提高效率。

5.安排實時打卡

數(shù)據(jù)顯示，最成功的團隊是經(jīng)理經(jīng)常與遠程工作保持密切的溝通，并且需要采取協(xié)調(diào)一致的、自主的努力來保持敬業(yè)度。除了即時通訊工具，工作流管理軟件也能幫助遠程團隊與內(nèi)部團隊保持聯(lián)系。

選擇一個特定的時間表（可能是每兩周一次或每月一次），讓所有參與項目的團隊成員討論項目狀態(tài)，以及他們的問題或?qū)ν瓿蓵r間的顧慮，以此建立團隊成員彼此的聯(lián)系并提高遠程團隊的參與度。

6.優(yōu)先考慮反饋和認可

遠程團隊很有可能沒有機會參加里程碑或其它相關(guān)的辦公室慶?；顒?。但是，大量研究表明，同伴認可是員工努力工作的強大動力。管理遠程團隊可以使用協(xié)作工具或流程平臺來提供積極的反饋、鼓勵和認可，保證遠程團隊與內(nèi)部團隊的黏度。

總結(jié)

如果沒有正確的軟件解決方案和策略來保持團隊成員的參與度，那么遠程團隊的管理工作將非常繁瑣且充滿挑戰(zhàn)。一個集合流程審批、即時溝通、建立流程規(guī)則并可以隨時查看工作狀態(tài)的工作流平臺會成為您企業(yè)的不錯選擇。