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工作流管理著重于降低成本和提高企業(yè)的效率。根據(jù)Gartner的說法，創(chuàng)建有效工作流程的一種方法是使用內(nèi)部數(shù)據(jù)查看哪些任務(wù)按其應(yīng)有的運行以及哪些任務(wù)浪費了時間、精力和金錢。

但是該數(shù)據(jù)需要有多“新鮮”呢？我們可以每年查看一次報告嗎？也可以每月一次？還是每天都需要呢？這樣不同時長的數(shù)據(jù)又反應(yīng)了什么呢？在許多情況下，企業(yè)是需要密切監(jiān)控工作流程的，以避免（或防止）瓶頸。我們建議經(jīng)常執(zhí)行定期的工作流程審核，以確保一切順利進(jìn)行。

事實也是如此：你獲得的數(shù)據(jù)越“新鮮”，你對工作流程的有效性的理解就越好。換句話說，通過將實時數(shù)據(jù)用作工作流的一部分，你可以以最少的工作量來提高工作流的效率。這些數(shù)據(jù)就能最準(zhǔn)確地描繪你企業(yè)的外觀。

實時分析如何適應(yīng)工作流程

創(chuàng)建有效的工作流程意味著要決定事情在什么時候應(yīng)該工作，應(yīng)該由誰負(fù)責(zé)以及由誰負(fù)責(zé)哪個任務(wù)。因此，真正的問題是：“哪些數(shù)據(jù)可以幫助我們對工作流程做出更好的決策？”盡管有許多不同類型的數(shù)據(jù)可以幫助我們做出決策，但實時數(shù)據(jù)應(yīng)處于決策過程的某個階段。通常，實時數(shù)據(jù)或?qū)崟r分析可能包括以下內(nèi)容：

?時間跟蹤（完成一項任務(wù)需要多長時間）

?員工反饋（有關(guān)流程，瓶頸等問題）

?客戶評論，投訴或反饋

?運營數(shù)據(jù)（何時，由誰完成什么任務(wù)）

例如，實時分析可能會向你顯示手動上載和審批文檔需要15分鐘，但是借助工作流程自動化，該任務(wù)將在45秒內(nèi)完成。而由于某種原因，某個流程（使用了自動化）一周也要花5分鐘。那是特定的星期才會有的問題嗎？還是軟件系統(tǒng)緩慢造成故障？ 實時分析可以幫助我們盡早澄清這些問題。

為什么實時數(shù)據(jù)很重要

數(shù)據(jù)應(yīng)該能提供你對運營的見解，幫助你做出關(guān)于這些運營的決定，然后采取相應(yīng)的行動。根據(jù)Gartner的調(diào)查，有27％的企業(yè)并不確定所使用的數(shù)據(jù)是否完全準(zhǔn)確。實時分析通過提供最新數(shù)據(jù)來幫助企業(yè)進(jìn)行決策，從而解決了該問題。實時分析不僅可以識別瓶頸，還可以驅(qū)動流程。分析可用于自動啟動基于性能的任務(wù)，并動態(tài)管理企業(yè)各個級別的工作流程。

例如，當(dāng)庫存減少到設(shè)置的閾值以下時，你可以使用實時分析自動啟動新流程。或者，如果任務(wù)的完成時間超過歷史平均水平，則可以重新安排其優(yōu)先級。再如，你可以使用實時分析來揭示客戶的購買習(xí)慣，這可能會影響以后的營銷決策。但是為什么它必須是實時的？因為任務(wù)每秒發(fā)生一次，并且工作流一直在移動。因為企業(yè)是一個活躍、不斷發(fā)展的有機(jī)體。如果沒有實時分析，你可能永遠(yuǎn)無法認(rèn)識到企業(yè)在滿足客戶需求方面的真正效果以及員工是否得到滿足的期望。

實時分析是每個企業(yè)要想長期生存下去而使用的利器，每天的反饋將給企業(yè)帶去巨大的價值。

獲取實時數(shù)據(jù)和分析的挑戰(zhàn)

如果實時分析非常重要，為什么企業(yè)不更頻繁地使用它們？對于工作流或業(yè)務(wù)流程管理（BPM），部分問題是獲取和使用實時數(shù)據(jù)可能會有些挑戰(zhàn)。

首先，許多較舊的BPM解決方案可能沒有實時功能。許多依賴于外部數(shù)據(jù)庫，這些數(shù)據(jù)庫并不總是經(jīng)常更新，或者只能手動批量加載新數(shù)據(jù)。例如，你也許能夠看到每個給定任務(wù)的時間安排，但是看不到它與業(yè)務(wù)歷史處理過程之間的關(guān)系。在某些情況下，BPM或工作流工具可能根本無法產(chǎn)生實時數(shù)據(jù)。某些BPM技術(shù)不支持實時事件，也無法在出現(xiàn)瓶頸時發(fā)出信號。

那么，當(dāng)您需要實時分析卻無法使用當(dāng)前工具時會發(fā)生什么呢？解決方案是升級當(dāng)前系統(tǒng)，或找到與BPM解決方案集成的工具，以便你可以某種方式訪問實時數(shù)據(jù)。對于某些企業(yè)有些數(shù)據(jù)已經(jīng)存在，需要分析在現(xiàn)有的CRM，ERP，CPM或其他操作系統(tǒng)中，這種情況可以通過BPM集成工具來導(dǎo)出數(shù)據(jù)，進(jìn)行分析。

結(jié)論

實時分析對于盡可能高效地操作工作流非常重要。如果你使用的是過時的數(shù)據(jù)，你將不會像實時那樣最快地看到工作流程中的瓶頸。你也無從知曉你的系統(tǒng)是否運行良好，某些工作流程是否應(yīng)以不同的方式映射，或者如果將任務(wù)自動化是否該任務(wù)會變得更好。

如果您還沒有支持實時數(shù)據(jù)的BPM或工作流解決方案，則需要考慮是否進(jìn)行投資，因為實時對于決策流程和企業(yè)的生命至關(guān)重要。